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登記事項証明書・登記簿謄本の取得方法や手続きを解説!

不動産取引の際に重要な書類となる登記事項証明書(登記簿謄本)ですが、初めて関わる方は「どのような内容が記載されているのか」「いつ必要になるのか」など様々な不安を抱えているはずです。また、同じような名称がいくつもあり、自分が手配すべき書類が分からないといったこともあるでしょう。そこで本記事では、登記事項証明書(登記簿謄本)の概要や取得方法、種類などを解説します。

登記事項証明書(登記簿謄本)とは?

不動産は国民の重要な財産であるため、所在や面積、所有者など全ての情報を法的に記録する制度があります。このような不動産関連の情報を記載した書類が、「登記事項証明書(登記簿謄本)」です。登記事項証明書(登記簿謄本)は法務局が管理しており、申請さえ行えば誰でも閲覧および取得が可能です。不動産に関する情報や状況を公示(一般的に公開)することにより、国民の権利や不動産登記における取引の保全を図っています。

登記事項証明書(登記簿謄本)が必要なシーン

登記事項証明書(登記簿謄本)は、主に土地や建物の売却・ローン申請・相続といった不動産取引を行う際に必要です。売買契約書の内容や名義などが一致しているか確認するために用いられます。また、ローン完済時に不動産の持ち主が変更になる場合にも提出が必要です。そのほか、会社設立時や確定申告時にも使用します。会社設立の場合は、補助金の申請や金融機関からの融資などを受ける際に必要となり、確定申告においては「住宅ローン控除」を申請する場合にのみ提出を求められます。

登記簿謄本と登記事項証明書との違い

登記簿は元々紙に記録されていましたが、現在は登記記録をデータとして保存し、コンピューター内で管理しています。これにより、紙の登記簿から複写した書類を「登記簿謄本」といい、コンピューター内のデータから反映したものを「登記事項証明書」と呼ぶようになりました。名称は異なりますが、記載内容は同じです。両者の明確な違いは、書類を取得できる場所にあります。登記簿謄本は不動産を管轄している登記所でしか取得できないのに対し、登記事項証明書は管轄外の法務局からでも取得可能です。

登記事項証明書(登記簿謄本)の種類

登記事項証明書(登記簿謄本)は全部で4つ存在し、それぞれ記載されている内容や必要となるシーンが異なります。

全部事項証明書

登記簿に記録されている全ての情報が記載されています。(閉鎖登記記録は除く)官公庁や金融機関の審査に用いられることもある信憑性の高い書類であるため、登記事項証明書(登記簿謄本)を求められた際は全部事項証明書を提出するのが無難です。

現在事項証明書

現時点で効力を有する情報のみが記載されており、過去の情報は開示されません。なお、提出する相手や金融機関によっては情報不足という理由で、提出が認められないケースもあります。

一部事項証明書

登記簿から抜粋した情報のみを記載している書類です。登記事項は法務局にて指定できるため、特定の情報だけが欲しい場合に用いられます。とくに、マンションなど敷地に複数の権利者がいる場合に適している書類です。仮に全部事項証明書を請求してしまうと、書類が100枚を超える、発行手数料が加算される、必要な情報を探し出すことが困難といった問題が起こりえますが、一部事項証明書なら自分の情報だけを抜粋できます。

閉鎖事項証明書

すでに閉鎖されてしまった情報を記載している書類です。建物の取り壊しや土地の合筆などを行うと、これまで記載していた登記情報が閉鎖されてしまいます。しかし建物なら30年、土地なら50年、法務局で登記記録が管理されており、データが残っている間は閉鎖されている情報でも証明書の取得が可能です。なお、不動産を管轄する法務局でのみ取得できます。

登記事項証明書(登記簿謄本)の取得方法

法務局で直接取得する場合とオンラインでの取得方法、それぞれについて解説します。

法務局での取得方法

請求対象の不動産を管轄している登記所、もしくは最寄りの登記所にて「登記簿謄本・抄本交付申請書(登記事項証明書交付申請書)」を入手し、必要事項を記入します。

書類には
・住所
・指名
・種別(土地か建物)
・請求する不動産の所在、地番
・請求通達数
・共同担保目録(※1)
・所要事項
上記7点の記入が必要です。

※1.同一債権の担保として、土地や建物など複数の不動産に抵当権(根抵当権)を設定することを「共同担保」といいます。その共同担保となっている物件を一覧できるようにした書類が、共同担保目録です。必要な場合は共同担保目録を付ける不動産の番号の記入と、「現に効力を有するもの」「全部(抹消されたものを含む)」のいずれかにチェックを入れてください。共同担保目録の有無によって手数料が変化することはありません。

 登記事項証明書 登記簿謄本抄本 交付申請書 記入見本
(画像出典:法務局

すべての記入が完了したら、手数料額に相当する収入印紙を購入したのち交付申請書に貼り付けます。そのまま窓口に提出して申請完了です。

注意事項

■地番・家屋番号の確認
交付申請書に記載する「地番」および「家屋番号」は不動産の所在とは異なるため、権利証や登記完了証、不動産を管轄する登記所に備え付けられた地図などで確認しましょう。なお、地番の欄に不動産番号(13桁)を記載した場合は、住所・地番・家屋番号の記入が不要になります。

■使用不可の筆記具
交付申請書は、鉛筆または摩擦によって消えたり見えなくなったりする筆記具の使用が不可となっています。黒インクもしくは黒ボールペンを使い、ハッキリ見えるように記入しましょう。

オンラインでの取得方法

ネット上での取得方法には、2種類あります。

かんたん証明書請求

登記・供託オンライン申請システムのホームページへアクセスし、申請者情報の登録を行います。登録は初回のみとなり、次回以降は専用フォームに申請者IDとパスワードを入力してログインします。システム内には専用入力フォームがあり、そこへ必要な情報(不動産の所在や請求者の住所、氏名等)を記入して請求書を作成します。作成した書類は、システム上に提出して完了となります。請求した登記簿謄本は、指定の登記所もしくは郵便での受け取りが可能です。

申請用総合ソフト

登記・供託オンライン申請システムのホームページへアクセスし、「申請用総合ソフト」を無料でダウンロードします。なお、300MB以上の空き容量があるパソコンでなければインストールできませんので、注意してください。インストール完了後、申請用総合ソフト内にある「登記事項/地図・図面証明書送付請求書」に必要事項を入力して請求書を作成します。かんたん証明書請求同様、作成した書類はシステム上で提出し、登記簿謄本は指定の登記所もしくは郵便で受け取ります。

注意事項

■郵送での交付を希望する場合は別途料金が必要
登記識別情報を記載した書類は本人限定受取郵便などでの送付となるため、書留料金+105円の郵券を購入してください。

■利用時間
登記・供託オンライン申請システムは、月曜日~金曜日の8:30~21:00までの利用となります。なお、上記に該当する場合でも国民の祝日や休日、年末年始(12月29日~1月3日)はシステムが停止しているため、利用できません。

■手数料の納付について
請求情報を送信すると、登記・供託オンライン申請システムの処理状況画面に手数料の納付情報が表示されます。表示された日から1日以内に、ペイジーやモバイルバンキング、電磁納付が可能なATMにて納付を行いましょう。

登記簿謄本の取得にかかる手数料

法務局の窓口で申請 600円
オンライン請求・送付 500円
オンライン請求・窓口交付 480円

法務局での窓口申請であれば、現金で収入印紙を購入して納付しますが、オンライン請求は電子納付のみとなります。また、1通の枚数が50枚を超える場合は、以後50枚につき100円が加算されます。

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